Legalización de libros contables
10 Abril, 2019

Según el Código de Comercio, todas las empresas deben legalizar sus libros contables en el plazo de cuatro meses tras el cierre del ejercicio contable.

Todo empresario y sociedad debe realizar la legalización de libros contables para empresarios y sociedades en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable, en el Registro Mercantil de la localidad en la que tengan su domicilio social.

 

¿Quiénes deben realizar los libros en el registro mercantil?

  • Empresarios individuales (solo los que realicen actividades empresariales, no profesionales)
  • Las sociedades mercantiles (inscritas en el Registro Mercantil)
  • Las cooperativas que operen en su comunidad Autónoma

 

¿Qué libros?

 

El libro Diario

En el Libro Diario se registran todas las operaciones de la actividad económica de forma diaria.

 

El libro de Inventario y Cuentas Anuales

El libro debe contener:

  • Balance inicial detallado por la empresa
  • Balances de sumas y saldos de comprobación
  • Inventario de cierre de ejercicio
  • Un ejemplar de cuentas anuales (Balance de situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria.)

 

El libro de Actas

En él se recogen los acuerdos tomados en las juntas generales, especiales y órganos de administración con detalle de asuntos tratados, convocatoria, asistentes, votaciones y acuerdos. Toda sociedad debe realizar al menos una Acta al año (la Junta General Ordinaria, en la que se aprueban los resultados del ejercicio anterior)

 

Libro de Registro de Socios, de la Sociedad o de Acciones

  • Libro de Registro de Socios: para sociedades de responsabilidad limitada (SL), sociedades limitadas laborales (SLL) y sociedades de garantía recíproca (SGR).
  • Libro de Registro de la Sociedad: para las sociedades de responsabilidad limitada unipersonal (SLU).
  • Libro de Registro de Acciones Nominativas: para las sociedades anónimas (SA), sociedades anónimas laborales (SAL) y sociedades comanditarias por acciones, en caso de que las sociedades posean acciones nominativas.

 

Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal

El Libro de Registro de Contratos celebrados entre socio único y la sociedad.

 

Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad.

 

¿Forma de presentación?

 

Desde 2015, según la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, sólo se podrán presentar en formato electrónico y presentarse al Registro Mercantil por vía telemática.

 

La presentación de los libros por vía telemática requiere ser usuario en el Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores. No será necesario aportar nada al registro, el pago se hace mediante el banco y las facturas se expiden por correo electrónico.

 

¿Plazo?

 

Se deberá realizar la legalización de libros contables en el plazo de cuatro meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio contable. Si por ejemplo se cerró el año contable el 31 de diciembre de 2018, puede legalizar sus libros contables hasta el 30 de abril de 2019.

 

¿Cuánto tiempo se conservarán?

 

El Código de Comercio exige que la empresa deberá conservar los libros durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros.  Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.

 

Recomendamos que todo emprendedor o empresario cuente con asesoramiento especializado en materia mercantil y societaria. En DAEM contamos con una larga experiencia en el asesoramiento mercantil y societario. Ponte en contacto con nosotros si necesitas más información: mandando un e-mail a fiscal@daem.es o llamando al +34 93 280 21 66.

 

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