¿Cuánto tiempo debes conservar la documentación en tu empresa?

A lo largo de la vida de una empresa se genera una enorme cantidad de documentación que obliga a disponer de una gran capacidad de almacenamiento.

 

Muchos de esos documentos pueden conservarse en formato electrónico, con el consiguiente ahorro de espacio. Sería el caso de los impuestos y comunicaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social.

 

Sin embargo, hay otros, como las escrituras, los contratos mercantiles o las facturas, de obligatoria conservación en formato físico.

 

Plazos de prescripción:

 

Documentación Contable y mercantil, de acuerdo con el artículo 30 del Código de Comercio, los empresarios tienen la obligación de conservar los libros durante seis años desde el último asiento realizado en los libros.

Deberá conservarse los libros obligatorios (diario, inventario y cuentas anuales), así como los libros no obligatorios (por ejemplo, el mayor, registros de IVA, etc.), además de la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los libros (facturas emitidas y recibidas, tickets, facturas rectificativas, documentos bancarios, etc.).

 

Según el artículo 66 de La Ley General Tributaria, prescribirán a los cuatro años los siguientes derechos Fiscales:

  • El derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
  • El derecho de la Administración para exigir el pago de las deudas tributarias liquidadas y autoliquidadas.
  • El derecho a solicitar las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.
  • El derecho a obtener las devoluciones derivadas de la normativa de cada tributo, las devoluciones de ingresos indebidos y el reembolso del coste de las garantías.

 

No obstante, este plazo puede interrumpirse por cualquier acción de Hacienda debidamente notificada o por la interposición, por el contribuyente, de reclamaciones o recursos de cualquier clase.

 

Desde el punto de vista Laboral según el Real Decreto Legislativo:

  • Infracciones que son las acciones u omisiones de los empresarios contrarias a las normas legales, reglamentarias y cláusulas normativas de los convenios colectivos en materia de relaciones laborales, tanto individuales como colectiva, de colocación, empleo, formación profesional para el empleo, de trabajo temporal y de inserción socio laboral el plazo de conservación será de 3 años.
  • Infracciones de la Seguridad Social el plazo de conservación es de 4 años.
  • Infracciones de Prevención de Riesgos Laborales un plazo de 5 años.

 

Existe otro tipo de documentación que deberemos que conservar durante más tiempo:

  • Préstamos: hasta que sean devueltos.
  • Del inmovilizado: hasta que sea amortizado y/o vendido.
  • Bienes de inversión: hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA.
  • Correspondiente a ejercicios en los que se haya generado una base imponible negativa: hasta cuatro años después de su compensación.

 

Plazos sin prescripción

Documentación a conservar indefinidamente.

  • Escrituras Societarias
  • Contratos Mercantiles Vigentes.
  • Libro de Actas
  • Libro de Acciones Nominativas y Socios.

 

Recomendamos que todo emprendedor o empresario cuente con asesoramiento especializado en materia mercantil y societaria. En DAEM contamos con una larga experiencia en el asesoramiento mercantil y societario. Ponte en contacto con nosotros si necesitas más información: mandando un e-mail a fiscal@daem.es o llamando al +34 93 280 21 66.

 

Aviso legal: Este artículo ha sido preparado en base a cierta información pública y refleja una serie de observaciones de carácter general. DAEM no acepta ningún tipo de responsabilidad frente a terceros como consecuencia de las decisiones o acciones que pueden ser adoptadas basándose en el contenido de este artículo.

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