¿Qué diferencia hay entre los gastos de viaje y los gastos de representación? ¿Cuándo deben imputarse en nómina? ¿Cuándo son deducibles a efectos fiscales?

Las dietas y gastos de viaje están relacionados con la operativa o forma de trabajar de la empresa, suelen ser pagados directamente por el empleado y reembolsados por la empresa; los gastos de representación están relacionados con la captación de clientes y en fomentar la relación ellos, suelen ser pagados directamente por la empresa. No debemos confundir estos conceptos con las retribuciones en especie, de disfrute privativo del trabajador, que repasamos en detalle otro artículo de nuestro blog publicado el 26-11-2018: “¿Qué son las retribuciones en especie? ¿Qué ventajas fiscales tienen?”

 

DIETAS Y GASTOS DE VIAJE

 

Se entiende por dietas y asignaciones para gastos de viaje aquellas cantidades que la empresa paga al trabajador cuando tiene que desplazarse o viajar fuera del lugar donde se encuentra su centro de trabajo habitual derivados de las propias tareas profesionales.

 

Estos desplazamientos producen una serie de gastos (transporte, comidas, y en caso de tener que pernoctar fuera, gastos de alojamiento) que suele pagar el empleado y, tras haber realizado las comprobaciones oportunas, la compañía le reembolsa. En el caso de pagar con la tarjeta de empresa, no es necesario reembolsar el gasto, ya que corre de la cuenta de la propia empresa.

 

La hoja de gastos es el documento que se tiene que utilizar en los procesos de gestión de los gastos de viaje de las empresas en la que los trabajadores tendrán que reportar toda la información de sus gastos y transmitirlos para su validación. En DAEM contamos con modelos de hojas de gastos adaptables a todos los negocios para simplificar esta gestión y tener un mayor control del gasto, consulte con nuestros expertos para más información.

 

Existe cierta controversia a la hora de reflejar estos conceptos en las hojas de salario. La normativa exige a la empresa a incluir en las hojas de salario todas las percepciones extra-salariales, con el denominador común de haber sido recibidas por los trabajadores:

 

  • En las instrucciones dadas por la seguridad social para la cumplimentación del fichero CRA (retribuciones abonadas a los trabajadores art. 109.3 LGSS) se puede encontrar la siguiente indicación: “Gastos de locomoción y estancia: Cualquier gastos de locomoción, estancia o dietas que abone la empresa por desplazamientos de los trabajadores para realizar su trabajo a un centro distinto de su centro habitual de trabajo, deberá comunicarse en el fichero CRA, con independencia de la fórmula que utilicen para su pago (pago previo por el trabajador y reintegro posterior por la empresa, pago directo por la empresa, gestión a través de agencia de viajes de la propia empresa, etc.).”
  • La Orden Ministerial de 27 de diciembre de 1994, recientemente modificada por la Orden ESS/2098/2014, estipula claramente que en las hojas de salario de los trabajadores también deberán incluirse la percepciones extra-salariales y, por tanto, y entre ellas, las indemnizaciones o suplidos y los gastos de locomoción y dietas, cualquiera que sea la forma de pago (directa o no).
  • El artículo 7.3 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) entiende como falta grave el “no consignar en las hojas de salario las cantidades realmente abonadas a los trabajadores”

 

Frente a la complejidad de incluir en las hojas de salarios todos los gastos de viaje (hoteles, aviones, etc.), la práctica habitual de los empresarios pasa por diferenciar entre: (i) gastos debidamente justificados mediante factura emitida a favor de la empresa (y cumpliendo todos los requisitos legales) ya sean gastos abonados directamente por la empresa o gastos en los que el trabajador actúa como intermediario en el pago (solicitando un anticipo o un reembolso para resarcir esos gastos); (ii) gastos sin justificar o gastos justificados sin la emisión de factura completa.

 

En el primer caso, la práctica habitual suele ser no incluir estos conceptos en las hojas de salarios de los empleados; en el segundo caso, se incluyen en las hojas de salario de los empleados. Por otro lado, es importante diferenciar estos conceptos también a nivel contable y evitar duplicidades en el coste: en el primer caso, se contabilizarán el gasto atendiendo a su naturaleza y, en el segundo caso, se contabilizarán en el grupo 64 dentro de los gastos de personal. En nuestra opinión, este criterio es defendible frente a una inspección de trabajo aunque recomendamos ser prudentes y consultar con nuestros asesores para analizar cada caso debido a la complejidad del mismo y las potenciales consecuencias que puede tener. En todo caso, recomendamos incluir siempre en la hoja de salario los gastos de manutención (dietas) y los gastos de locomoción (kilometraje y/o transporte público).

 

La cantidad de dinero que el trabajador percibe por dietas y los gastos de viaje es una retribución al trabajador que tiene efectos fiscales tanto en el IRPF (Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas), IS (Impuesto de Sociedades) e IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). Además del impacto en la Seguridad Social.

 

Es importante no confundir estos gastos de viaje con las retribuciones en especie que pueda recibir el trabajador en su nómina (comidas en el comedor de la empresa, tickets restaurant, bonos de trasporte público, uso particular de vehículos, etc.): a) las dietas y los gastos de viaje, referidos en este artículo, están relacionados con las tareas profesionales que desempeñan en la empresa; b) las retribuciones en especie son todos aquellos gastos que la empresa asume en nombre del empleado pero que son de disfrute privativo del mismo.

 

A continuación resumimos las implicaciones fiscales de las dietas y gastos de viaje.

 

Impuesto Sobre la Renta de Personas Físicas: aunque la cantidad de dinero percibida debe considerarse una retribución al trabajador, la Ley permite que estas cantidades monetarias no tributen siempre que se cumplan una serie de límites y condiciones debiendo declarar las cantidades que superen dichos límites, como regla general:

 

CONCEPTO

IMPORTE EXENTO

IMPORTE NO EXENTO

Gastos de manutención y estancia (Dietas)

Gastos de estancia

Importe justificado

Importe no justificado

Gastos de manutención

Pernocta

España

53,34 €

El exceso de tales cantidades

Extranjero

91,35 €

No Pernocta

España

26,67 €

Extranjero

48,08 €

Personal de vuelo

España

36,06 €

Extranjero

66,11 €

Gastos de Locomoción

Transporte público

Importe justificado

Importe no justificado

Por su cuenta

0,19 €/Km recorrido + peajes y aparcamiento justificado

El exceso

 

En los casos en que por no existir justificante y se abonen por la sociedad cantidades a tanto alzado (gastos de manutención o kilometraje) la realidad y el motivo de los desplazamientos deberán acreditarse por cualquier medio de prueba válido en Derecho, conforme al artículo 106 de la Ley General Tributaria, aplicándose asimismo los límites establecidos en el artículo 9 del Reglamento del IRPF (tabla anterior).

 

Es importante justificar adecuadamente los desplazamientos ya que los Tribunales pueden considerar que, en los casos en que se fija unas cantidades fijas y periódicas como dietas, las mismas no responden a tal denominación, y estamos ante retribuciones de carácter salarial. Respecto a su justificación, es necesario probar el día y lugar de desplazamiento y su razón o motivo. Es decir, se exige acreditar que ha existido un desplazamiento concreto por parte del trabajador, en el ejercicio de su actividad laboral, la fecha determinada del desplazamiento, así como el trayecto realizado, por lo que no será suficiente justificación el hecho de presentar facturas por la empresa con las obras realizadas en distintos lugares.

 

Impuesto de Sociedades: los gastos de viaje podrán ser deducibles a la hora de determinar el rendimiento de la actividad,  siempre que los gastos corran a cargo de la empresa, se relacionen directamente con la actividad de la misma, estén debidamente justificados y aparezcan correctamente contabilizados.

 

Impuesto sobre el Valor Añadido: por regla general, las cuotas soportadas de los servicios de desplazamiento, viajes, hostelería y restauración no podrán ser objeto de deducción en el IVA soportado. Para que estos gastos puedan ser objeto de deducción en el IVA soportado, será necesario, en todo caso, justificarlos mediante factura expedida por quien realice la entrega, estar numerada, fechada, con el lugar de emisión, con todos los datos fiscales, tanto emisor como receptor, con la descripción del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota repercutida y la moneda en la que se efectúa el pago.

 

 

GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Tienen como objetivo fomentar la imagen corporativa de la compañía. Este tipo de gastos están destinados a que el trabajador represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes, con la finalidad de recibir un beneficio comercial, empresarial y, además, de mejorar la imagen de la empresa así como su posicionamiento.

No obstante, hay gastos de representación que no son considerados como gastos de representación, y son aquellos cuya finalidad no es la obtención de beneficio empresarial en el futuro, y por lo tanto no tienen derecho a ventajas fiscales. Ejemplo: invitar a comer a un restaurante a personas no vinculadas con la empresa, entradas a eventos o espectáculos para amigos o familiares, o gastos de aparcamiento o kilometraje a personas que no estén vinculadas con la actividad de la empresa.

Es importante conservar los justificantes en papel de los gastos de representación a nivel interno, pero también legal, pueden ser exigidos durante una inspección. Se deberán conservar al durante 4 años.

Para que un gasto pueda ser considerado deducible, aparte de que el justificante relacionado cumpla ciertos requisitos formales, debe estar contabilizado y debe aparecer en la cuenta de pérdidas y ganancias del ejercicio. Además tiene que ser un gasto que pueda ser imputable temporalmente y deberá estar justificado en soporte documental. La justificación es indispensable para poder tener el derecho de desgravar el gasto.

Según el artículo 14 del Real Decreto Legislativo 4/2004, establece que los gastos de representación deducibles son los siguientes:

  • Los gastos por relaciones públicas con clientes o proveedores.
  • Los gastos que, con arreglo a los usos y costumbres, se efectúen con respecto al personal de la empresa.
  • Los gastos realizados para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o prestación de servicios.
  • Los gastos que se correlacionen con los ingresos.

 

Recomendamos que todo emprendedor o empresario cuente con asesoramiento especializado en materia laboral. En Daem contamos con una larga experiencia en el asesoramiento laboral y fiscal. Ponte en contacto con nosotros si necesitas más información: enviando un email a laboral@daem.es o llamando al +34 93 280 21 66.

 

Aviso legal: Este artículo ha sido preparado en base a cierta información pública y refleja una serie de observaciones de carácter general. DAEM no acepta ningún tipo de responsabilidad frente a terceros como consecuencia de las decisiones o acciones que pueden ser adoptadas basándose en el contenido de este artículo.

 

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