Pagar el salario es solo una parte de la gestión de nóminas. Detrás de cada nómina hay cálculos de cotización, retenciones de IRPF, declaraciones a Hacienda, ingresos a la Seguridad Social y documentos que la empresa debe entregar y conservar. En esta guía repasamos qué incluye, qué plazos marca la normativa y en qué casos a una pyme le compensa delegarla en una asesoría laboral.
Qué incluye la gestión de nóminas
La gestión de nóminas abarca todo lo que la empresa hace cada mes para pagar a su plantilla y cumplir con las obligaciones que se derivan de ese pago:
- Calcular la nómina de cada trabajador según su contrato y el convenio colectivo aplicable: salario base, complementos, horas, pagas extra, incidencias como bajas o ausencias.
- Emitir el recibo de salarios y entregarlo al trabajador.
- Liquidar e ingresar las cotizaciones a la Seguridad Social.
- Practicar e ingresar las retenciones de IRPF a Hacienda.
- Presentar las declaraciones informativas anuales y entregar los certificados de retenciones.
- Comunicar las altas, bajas y variaciones de la plantilla y tramitar las incidencias, como las bajas médicas.
El recibo de salarios: qué dice la ley
El Estatuto de los Trabajadores (artículo 29) establece que el salario se liquida y paga de forma puntual y documentada, y que el periodo de pago de las retribuciones periódicas no puede superar un mes. El trabajador también tiene derecho a pedir anticipos a cuenta del trabajo ya realizado.
El pago se documenta con un recibo individual de salarios que sigue el modelo aprobado por el Ministerio, salvo que el convenio colectivo o un acuerdo con la representación de los trabajadores establezca otro con la misma claridad. Desde la Orden ESS/2098/2014, ese modelo informa también de la cotización total a la Seguridad Social, separando la parte de la empresa y la del trabajador.
Si la empresa se retrasa en el pago, el interés por mora es del 10 % de lo adeudado (artículo 29.3 del Estatuto de los Trabajadores).
El Tribunal Supremo también ha exigido que la nómina detalle atrasos, variables e incidencias. Te lo contamos en nuestro artículo sobre cómo debe reflejar la nómina los atrasos y las variables.
Calendario de obligaciones en la gestión de nóminas
| Obligación | Organismo | Plazo |
|---|---|---|
| Pago del salario y entrega del recibo | Trabajador | En la fecha convenida; periodo máximo de un mes |
| Ingreso de las cuotas de la Seguridad Social | Tesorería General de la Seguridad Social | Dentro del mes siguiente al de su devengo |
| Modelo 111: retenciones de IRPF del trimestre | Agencia Tributaria | Del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero |
| Modelo 111 mensual (empresas con más de 6.010.121,04 € de operaciones el año anterior, entre otros casos) | Agencia Tributaria | Del 1 al 20 de cada mes |
| Modelo 190: resumen anual de retenciones | Agencia Tributaria | En enero del año siguiente (para 2025, del 1 de enero al 2 de febrero de 2026) |
| Certificado de retenciones a cada trabajador | Trabajador | Antes de que se abra el plazo de la declaración de la renta |
Si el último día de un plazo de Hacienda es inhábil, se traslada al siguiente día hábil. Quien domicilia el pago del modelo 111 tiene un plazo más corto: del 1 al 15 del mes de presentación.
Otras obligaciones que se suelen olvidar
- Registro salarial. Toda empresa, sea cual sea su tamaño, debe llevar un registro con los valores medios de salarios, complementos y percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y por grupo, categoría o puesto (artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores). La plantilla tiene derecho a acceder a él a través de su representación legal.
- Bajas médicas. Cuando un trabajador está de baja, la nómina cambia: la empresa paga una parte del subsidio y adelanta otra en pago delegado. Lo explicamos en qué debe hacer la empresa ante la baja médica de un trabajador.
- Informar al trabajador de la retención. La empresa debe comunicar al trabajador, al pagarle, el importe y el porcentaje de retención aplicados.
Errores frecuentes en la gestión de nóminas
- Aplicar mal el convenio colectivo. Tablas salariales desactualizadas, pluses que no se pagan o complementos de baja que se olvidan.
- Calcular mal las incidencias del mes. Bajas, permisos, ausencias o vacaciones mal reflejadas.
- No regularizar la retención de IRPF cuando cambian el salario o la situación personal del trabajador.
- Fuera de plazo con Seguridad Social o Hacienda. Ingresar tarde cuotas o retenciones genera recargos.
- Recibos que no se ajustan al modelo. Faltan conceptos, no se separan bien las percepciones o no aparece la aportación empresarial.
¿Gestionar las nóminas dentro de la empresa o externalizarlas?
Llevar la gestión de nóminas dentro de la empresa exige un programa de nóminas actualizado, acceso a los sistemas de la Seguridad Social y de la Agencia Tributaria, y alguien que conozca el convenio y siga los cambios normativos.
Externalizar la gestión de nóminas tiene sentido sobre todo cuando:
- La empresa no tiene a nadie con formación laboral y las nóminas las hace quien lleva la administración «como puede».
- Hay incidencias frecuentes: bajas, contratos temporales, horas variables o rotación.
- La plantilla crece y el riesgo de error se multiplica.
- Se quiere que la misma asesoría lleve también contratos, altas y bajas, y las dudas laborales del día a día.
En DAEM llevamos la gestión de nóminas y seguros sociales de pymes en Barcelona como parte de nuestra asesoría laboral.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que pagar la nómina? El periodo de pago de las retribuciones periódicas no puede superar un mes (artículo 29.1 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Qué pasa si la empresa paga tarde? El trabajador tiene derecho a un interés por mora del 10 % de lo adeudado.
¿Cuándo se presenta el modelo 111? Con carácter general, cada trimestre, del 1 al 20 de abril, julio, octubre y enero. Las empresas obligadas a declarar mensualmente lo presentan del 1 al 20 de cada mes.
¿Qué es el registro salarial y quién debe llevarlo? Es un registro con los salarios medios de la plantilla desagregados por sexo. Lo deben llevar todas las empresas, tengan el tamaño que tengan.
Fuentes
- Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores (arts. 28 y 29): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
- Orden ESS/2098/2014, modelo de recibo individual de salarios: boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2014-11637
- Real Decreto 1415/2004, Reglamento General de Recaudación de la Seguridad Social (art. 56, plazos de ingreso de cuotas): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2004-11836
- Agencia Tributaria, obligaciones del retenedor: sede.agenciatributaria.gob.es — Obligaciones como retenedor
- Agencia Tributaria, plazos del modelo 111: sede.agenciatributaria.gob.es — Modelo 111, plazos
- Agencia Tributaria, plazos del modelo 190: sede.agenciatributaria.gob.es — Modelo 190, plazos
