La baja médica de un trabajador obliga a la empresa a cumplir varias obligaciones desde el primer día: recibir el parte, comunicar datos a la Seguridad Social en plazo, pagar el subsidio que le corresponde y, a partir de cierto día, adelantar el que paga el INSS o la mutua. En esta guía explicamos, con la normativa vigente, qué hace la empresa en cada paso.
Cómo llega la baja médica de un trabajador a la empresa
Desde el 1 de abril de 2023 el trabajador ya no tiene que entregar a la empresa una copia en papel del parte de baja. El cambio lo introdujo el Real Decreto 1060/2022, que modificó el sistema de gestión de la incapacidad temporal:
- El médico del servicio público de salud o de la mutua emite el parte y entrega una copia al trabajador, que no tiene que presentarla en la empresa.
- El servicio de salud o la mutua envía los datos al INSS por vía telemática, como máximo el primer día hábil siguiente a la expedición.
- El INSS comunica a la empresa los datos administrativos del parte, también como máximo el primer día hábil siguiente a recibirlos.
Lo mismo ocurre con los partes de confirmación y de alta.
La primera obligación: transmitir los datos en tres días hábiles
Una vez recibida la comunicación de la baja médica de un trabajador, la empresa debe enviar al INSS, a través del sistema RED, los datos que exige la normativa. El plazo es inmediato y, como máximo, de tres días hábiles desde que recibe la comunicación.
No cumplir este plazo puede constituir una infracción de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. En la práctica, es una tarea que suele llevar la asesoría laboral de la empresa.
Quién paga la baja médica de un trabajador, día a día
Depende del origen de la baja. La Ley General de la Seguridad Social (artículo 173) fija el reparto así:
| Tipo de baja | Día de la baja | Días 1 a 3 | Días 4 a 15 | Desde el día 16 |
|---|---|---|---|---|
| Enfermedad común o accidente no laboral | Sin subsidio público | Sin subsidio público | Subsidio a cargo de la empresa | Subsidio a cargo del INSS o la mutua |
| Accidente de trabajo o enfermedad profesional | Salario íntegro a cargo de la empresa | Subsidio a cargo del INSS o la mutua | Subsidio a cargo del INSS o la mutua | Subsidio a cargo del INSS o la mutua |
En la enfermedad común, por tanto, los tres primeros días no generan subsidio de la Seguridad Social. Lo que cobre el trabajador esos días depende de lo que diga su convenio colectivo o su contrato.
Bajas específicas de las trabajadoras: menstruación incapacitante, interrupción del embarazo y semana 39
La Ley General de la Seguridad Social (artículos 169 y 173) reconoce tres situaciones especiales de incapacidad temporal por contingencias comunes que la empresa debe conocer, porque se pagan de forma distinta a una baja por enfermedad común:
- La menstruación incapacitante secundaria.
- La interrupción del embarazo, voluntaria o no, mientras la trabajadora reciba asistencia sanitaria y no pueda trabajar.
- La gestación desde el día primero de la semana 39.
En estos tres casos no hay días sin cobrar ni tramo a cargo de la empresa: el subsidio se paga desde el día siguiente a la baja y corre a cargo del INSS o la mutua. La empresa solo abona el salario del día de la baja. Es un error frecuente aplicarles el reparto de la enfermedad común y pagar la empresa los días 4 a 15.
Cuánto cobra el trabajador
El subsidio se calcula sobre la base reguladora, que sale de la base de cotización del mes anterior a la baja. Según la Seguridad Social:
- Enfermedad común o accidente no laboral: 60 % de la base reguladora del día 4 al 20, y 75 % desde el día 21.
- Accidente de trabajo o enfermedad profesional: 75 % desde el día en que nace el derecho.
Muchos convenios colectivos mejoran estas cantidades con un complemento a cargo de la empresa, a veces hasta el 100 % del salario. Antes de calcular la nómina de un trabajador de baja, hay que revisar qué establece el convenio aplicable.
El pago delegado: la empresa adelanta lo que paga el INSS
Aunque desde el día 16 la baja médica de un trabajador la paga el INSS o la mutua, normalmente es la empresa quien lo abona en la nómina. Es el pago delegado, previsto en el artículo 102.1.b de la Ley General de la Seguridad Social: la empresa paga a sus trabajadores la prestación por incapacidad temporal por cuenta de la entidad gestora o la mutua.
La empresa recupera ese importe descontándolo en sus boletines de cotización. Si por algún motivo no pudo descontarlo, la Seguridad Social tiene un trámite en su sede electrónica para pedir el reintegro de las prestaciones de incapacidad temporal pagadas en pago delegado.
Cuánto puede durar la baja médica de un trabajador
La incapacidad temporal tiene una duración máxima de 365 días, prorrogables 180 días más cuando se prevé que el trabajador puede recibir el alta médica en ese tiempo. Pasados los 365 días, solo el INSS, a través de su inspección médica, puede emitir el alta.
Qué puede hacer la empresa para verificar la baja
El Estatuto de los Trabajadores (artículo 20.4) permite al empresario verificar el estado de salud que el trabajador alega para justificar sus faltas, mediante un reconocimiento a cargo de personal médico. Si el trabajador se niega, la empresa puede suspender los derechos económicos que estuvieran a su cargo por esa situación, como un complemento de convenio.
Lo que no corresponde a la empresa es dar el alta: eso lo hacen el médico del servicio público de salud, la mutua o el INSS. Si sospechas que un trabajador realiza actividades incompatibles con su baja, te interesa leer qué actividades durante una baja médica pueden acabar en sanción o despido.
¿Y las vacaciones?
Si las vacaciones fijadas en el calendario coinciden con una baja que impide disfrutarlas, el trabajador puede tomarlas cuando termine la incapacidad temporal, siempre que no hayan pasado más de 18 meses desde el final del año en que se generaron (artículo 38.3 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Se puede despedir a un trabajador de baja?
Estar de baja no impide por sí solo un despido, pero lo hace más delicado. La Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato, incluye la «enfermedad o condición de salud» entre los motivos por los que nadie puede ser discriminado, y declara nulos los actos que causen discriminación por esos motivos.
Un comentario jurídico publicado por el BOE en su Anuario de Derecho, que analiza sentencias posteriores a esa ley, concluye que la nulidad no es automática. Según ese comentario, el despido es nulo cuando responde a la enfermedad, o cuando la baja es de larga duración y se asimila a una discapacidad. Si la causa del despido es otra y se acredita, los tribunales pueden declararlo improcedente o procedente.
Por eso, antes de tomar cualquier decisión sobre un trabajador de baja, conviene documentar bien la causa y consultarlo con un profesional.
Resumen: qué hacer ante la baja médica de un trabajador
- Recibes los datos del parte por vía telemática; el trabajador no tiene que traerlo.
- Transmites al INSS los datos por el sistema RED en un máximo de tres días hábiles.
- Pagas en nómina los días 4 a 15 (enfermedad común) y adelantas el subsidio desde el día 16 en pago delegado.
- Descuentas lo adelantado en los boletines de cotización.
- Revisas el convenio por si hay complemento.
- Ante cualquier decisión disciplinaria o de despido, documentas y consultas antes.
Si lo que buscas es el punto de vista del trabajador, tenemos una guía sobre cuántos días se puede faltar al trabajo sin baja médica. Y si gestionas ausencias sin justificar, mira cómo debe actuar la empresa ante las ausencias injustificadas.
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Preguntas frecuentes
¿Quién paga los tres primeros días de baja por enfermedad común? La Seguridad Social no paga subsidio esos días. El trabajador solo cobra si su convenio colectivo o su contrato lo prevén.
¿Tiene el trabajador que entregar el parte de baja a la empresa? No. Desde el 1 de abril de 2023 la empresa recibe los datos del INSS por vía telemática.
¿Qué plazo tiene la empresa para comunicar la baja a la Seguridad Social? Debe transmitir los datos al INSS por el sistema RED de forma inmediata y, como máximo, en tres días hábiles desde que recibe la comunicación.
¿La empresa recupera lo que paga a partir del día 16? Sí. Lo paga en pago delegado y lo descuenta en los boletines de cotización. Si no pudo descontarlo, puede solicitar el reintegro en la sede electrónica de la Seguridad Social.
Fuentes
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- Real Decreto Legislativo 8/2015, texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social (arts. 102, 169 y 173): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11724
- Real Decreto 1060/2022, de gestión y control de la incapacidad temporal: boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2023-160
- Real Decreto Legislativo 2/2015, Estatuto de los Trabajadores (arts. 20.4 y 38.3): boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2015-11430
- Ley 15/2022, integral para la igualdad de trato y la no discriminación: boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2022-11589
- BOE, Anuario de Derecho: «Despido de una persona trabajadora en incapacidad temporal, ¿nulidad o improcedencia?»: boe.es/biblioteca_juridica/anuarios_derecho/articulo.php?id=ANU-L-2024-00000002684
- Seguridad Social, cuantía de la incapacidad temporal: seg-social.es — Incapacidad temporal, cuantía
- Revista de la Seguridad Social, «Estoy enfermo, no puedo trabajar»: revista.seg-social.es/-/estoy-enfermo-no-puedo-trabajar
- Sede electrónica de la Seguridad Social, reintegro de IT en pago delegado: sede.seg-social.gob.es — Reintegro IT
- Seguridad Social, control de la incapacidad temporal (duración y prórroga): seg-social.es — Control de la IT
